ayaさん、こんにちは。
この掲示板をご覧になられている諸先輩方と比べて素人の私ですが、わかる範囲で回答します。
競合文書が作成されたという事は、書かれているプログラムで以下のような処理をになっていると思われます。
例)
編集したい「文書0531」を編集モードで開く → 開いた文書が保存されないうちに、「文書0531」を編集モードで開く処理がもう一度発生
→ その状態でデータ保存 → もう一つも保存 → 競合文書として保存される。
ノーツは、同じ文書を同時に複数編集してる最中に、データの保存が発生すると、競合文書として保存されます。
そのため、使用しているカスタムコントロールやXSPファイルで、2回編集がかかるような処理を行っていないかプログラムを確認
もしくは、編集する文書をロックする処理を、間に入れれば良いのかもしれません。
どこが原因かわからないのであれば、もう一度新規で一からDBを作成する方法もありです。
この質問内容だけでは、プログラムを見ないと具体的な原因を示すことは難しいかもしれません。
参考になるかわかりませんが、以上です。